Zasady rozliczania unijnych projektów

Otrzymanie unijnego dofinansowania może nieść ze sobą poważne konsekwencje podatkowe oraz gospodarcze, które wiążą się z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Dotacja unijna to środki uzyskiwane na dofinansowanie lub sfinansowanie projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych Unii Europejskiej. Tworzony przez beneficjenta budżet projektu unijnego to wydatek kwalifikowalny. Znajomość zasad kwalifikowalności może zapewnić beneficjentowi prawidłowe rozliczenie wniosku o płatność, czyli sprawne otrzymanie środków na dalsze realizowanie wyznaczonych wskaźników projektu. Wydatki kwalifikowalne muszą być zgodne z następującymi wyznacznikami:

• muszą być niezbędne do realizowania projektu (mają bezpośredni związek z celami projektu),
• muszą być udokumentowane,
• muszą być efektywne oraz konkurencyjne (nie są zawyżone w stosunku do stawek rynkowych, spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami),
• muszą zostać przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu danego beneficjenta w zgodności z zasadami PO KL,
• muszą zostać faktycznie poniesione (w znaczeniu kasowym),
• muszą być zgodne z przepisami prawa krajowego oraz wspólnotowego,
• muszą być zgodne ze szczegółowymi zasadami, które określono w wytycznych.

Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, czyli całkowite lub częściowe zrefundowanie danego wydatku dwa razy (ze wspólnotowych lub krajowych środków publicznych). W szczególności nie wolno starać się o refundację tego samego wydatku wykazanego w dwóch równych projektach czy podatków od towarów i usług w ramach PO KL, a potem starać się o odzyskanie tego podatku z budżetu państwa.

Okres kwalifikowalności danego projektu w ramach PO KL określony jest już na początku – w treści umowy o dofinansowaniu podpisanej przez beneficjenta. Końcową datę kwalifikowalności wydatku można nieco przesunąć w czasie pod warunkiem dobrego uzasadnienia podanego we wniosku zgłoszonym przez beneficjenta (za zgodą podmiotu będącego stroną umowy). Istnieje możliwość ponoszenia wydatków po zakończeniu okresu kwalifikowalności, jednak następujące po nim wydatki muszą odnosić się do okresu realizacji projektu oraz muszą zostać uwzględnione w końcowym wniosku o płatność.

Kwalifikowalność personelu projektu weryfikowana jest na etapie rekrutacji i liczona jest od dnia podpisania deklaracji uczestnictwa w danym projekcie. Beneficjent musi posiadać dokumenty potwierdzające dokonanie weryfikacji kwalifikowalności osób biorących udział w jego projekcie, inaczej jego personel zostanie uznany za niekwalifikowalny.

Do kwalifikowalnych składników wynagrodzenia personelu należą: wynagrodzenie brutto, składki na Fundusz Pracy, składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne i odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Zatrudnienie pracowników na podstawie umowy o pracę musi spełniać następujące warunki:

• personel jest zatrudniany w celu realizacji zadań związanych wyłącznie z wdrażaniem unijnego projektu,
• okres zatrudnienia jest kwalifikowalny tylko od końcowej daty kwalifikowalności wydatków, które zostały wyznaczone w umowie o dotację unijną (może to być czas dłuższy niż okres realizacji projektu),
• zatrudnienie w celu pełnienia zadań związanych z realizacją projektu musi zostać udokumentowane zapisami w zakresie czynności służbowych danego pracownika, w umowie o pracę lub w opisie stanowiska pracy.

W umowach zawartych z pracownikami beneficjent musi umieścić informację o finansowaniu ich wynagrodzeń ze środków UE.

Wydatkiem kwalifikowalnym w ramach PO KL może być wyłącznie podatek od towarów i usług (VAT), który rzeczywiście i ostatecznie został poniesiony przez beneficjenta. Niekwalifikowalne są: koszty prowizji pobieranych w ramach wymiany walut, ujemne różnice kursowe ponoszone w wyniku wdrażania projektu, wydatki związane z wypełnieniem wniosku o unijne dofinansowanie projektu, wydatki związane z umową leasingu (w tym: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, opłaty ubezpieczeniowe), koszty kar oraz grzywien, a także koszty procesów sądowych czy też realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd, wydatki poniesione na środki trwałe i współfinansowane ze środków krajowych bądź wspólnotowych w przeciągu siedmiu lat, które poprzedzały złożenie wniosku o dofinansowanie projektu.

Czynnikiem wpływającym na jakość przeprowadzonego rozliczenia projektu UE jest szczegółowość przedstawionej dokumentacji. Posiadając odpowiednio opisaną fakturę np. na zakup środka trwałego, należy do niej dołączyć także: przelewy bankowe potwierdzające dokonanie płatności, protokół odbioru, umowy z dostawcą sprzętu, specyfikację techniczną, która wskaże zgodność zakupionego środka trwałego z tym wskazanym w harmonogramie. W przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniem dla personelu każdy beneficjent musi zbierać potwierdzenia przelewów wszystkich świadczeń, w tym: listę płac, kopie umów określających warunki zatrudnienia oraz deklaracji ZUS RCX lub RCA oraz DRA, podpisane oświadczenia pracowników o otrzymanych wynagrodzeniach, kopie dokumentów potwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń.

Jeśli projekt uwzględnia szkolenia pracowników, niezbędne będzie również sporządzenie w trakcie szkoleń list obecności, materiałów dydaktycznych oraz certyfikatów za uczestnictwo.

 

Bardzo ważna jest także zgodność nazw pozycji w harmonogramie z nazwami w fakturach, umowach i protokołach zdawczo-odbiorczych.